オンラインイベントを成功させる！オンラインでのメリットや開催方法など知っておくべき知識をご紹介

このサイトではオンラインイベントを成功させるために必要となる知識を、誰にでも分かりやすい内容で紹介していきますし、イベントをオンラインでやることで得られるメリットや開催方法などについても説明していくのでチェックしておくと役立つはずです。
インターネット回線が重要になってくるような特徴もありますし、実際にイベントを開催する場合は配信機材を用意しないといけませんが、そのような機材の選び方も解説していきます。

オンラインイベントを成功させる！オンラインでのメリットや開催方法など知っておくべき知識をご紹介

オンラインイベントは基本的にインターネットでイベントに参加してもらうようなサービスになりますから、イベント会場に来てもらうことなく楽しんでもらえるはずです。
そのためオンラインイベントは通常のイベントよりもたくさんの人に参加してもらえるような特徴がありますから、参加者からの満足度も高くなるような可能性があります。
オンラインイベントを開催するには専門的なサポートなどが必要になることがあるので、基本的にはそのようなサポートをしてくれるところに相談をするのが大切です。

そもそも「オンラインイベント」とは？

オンラインイベントとは、インターネット上でアプリなどを利用し、現実に人と人とが対面で会うことなしに開催されるイベントのことです。
複数名が同時に参加できるビデオ会議のようなもので、インターネットに接続できるパソコンやスマートホンと、それに内臓されたカメラ・スピーカー・マイクがあって、利用できるアプリがあれば開催できることがオンラインイベントの特徴です。
メリットは何といっても実際の会場が不要なこと、そこに人が集まる必要がないことで、大規模なものになればなるほど会場を確保する手間とかコストが省けますし、参加者も移動にかかる時間や交通費を節約できます。
悪天候などにも左右されにくいです。
一方でいくらアプリケーションが発達しても対面で人どうしが会うことの臨場感に勝るものはありませんし、機器を問題なく活用できるかどうかによって参加のしやすさが変わってくることもあります。
いかに一体感を高めるかが重視されることもあったりします。

オンラインイベントにはどのようなメリットがあるのか

最近では在宅勤務を経験しているような人も増えてきており、オンラインイベントもその延長線上で考えることができるかもしれません。
オンラインイベントの最大のメリットは、現実の会場という場所が不要なこと、そのため必然的に参加者がその会場に行くための時間とか費用についても節約できることが挙げられます。
会社の会議室などの場合は利点を実感しにくいかもしれませんが、一般的なホテルの会議室とか公的な会議場などを利用する場合、予約も必要ですし相当なお金がかかることは避けられません。
オンラインで行う場合にはそのような費用が全くかからないわけで、これは主催者にとっては大きな経済的利点となります。
単に費用の点以外にも、会場側との折衝や設営などにかかる労力が削減されることもプラスです。
そして参加する人にとっても、わざわざ会場まで出かけていく必要がありません。
時間的にもまた費用的にもメリットであるのは間違いないでしょう。

オンラインイベントにはWeb会議型やウェビナー型などの種類がある

オンラインイベントは使用するソフトウェアの機能から、大きく分けてWeb会議型やウェビナー型などの種類があります。
Web会議型は別名テーブル型とも呼ばれ、参加者全員がテーブルに座り会議を行うイメージです。
マルチ画面に参加者の顔が映し出され、複数人で同時に会話をしたり、特に発言をしたい場合には挙手ボタンを押して主催者からの指名を待つこともできます。
ファイル送信機能で資料やカタログなどを送信して、その場で閲覧してもらうことも可能です。
一方、ウェビナー型はウェブとセミナーの造語で、講師が参加者に話をすることが前提のシステムです。
基本的には主催者側からの発話が行われ、参加者はそれを静粛に閲覧します。
後半に質疑応答のコーナーがある場合には、主催者側が許可をした参加者のみが発話をすることが可能になります。
このようにソフトウェアのコンセプトが異なることから、オンラインイベントの目的に合わせて最適なものを使い分けたいところです。

オンラインイベントを開催する際に必要なアイテム

オンラインイベントを開催する際に必要なアイテムですが、思ったほど重厚なものは実は必要ではありません。
オンラインイベントはオンライン会議と似たようなものと考えることもできますが、会社員の人で在宅勤務を行ったことがあるとか、あるいは国内外の他の拠点の人とウェブ会議を行った経験のある人も最近では多いでしょう。
簡単に言ってしまえば、そのときに用いたアイテムさえあればこのようなイベントは開催できます。
最低限必要なものはパソコンくらいでしょう。
オンラインである以上はインターネット環境が整っていることは前提です。
カメラやスピーカー、マイクも必要ですが、これらは最近のPCでは内臓されていることが普通ですので別途用意するようなものではありません。
配信のためにはアプリケーションも使いますが、これもインターネット上で無料配布されているものが多く、何かお金をかけて実行しないと手に入らないようなものでは全くありません。

オンラインイベントの開催方法の具体的な手順

オンラインイベントを実際に開催したい場合は、どのような流れで対応していけばいいのか知っておくと便利です。
基本的に最初はイベントの目的と目標を決めないといけませんから、どのようなオンラインイベントにするのかを明確にしなければいけません。
そしてオンラインイベントを開催するような場合は、どのようなターゲットを参加者にするのかも決めておかないといけないです。
幅広いターゲットを狙うようなことも素晴らしいですが、ピンポイントで狙うことで売上などの効果を引き上げるようなこともできます。
また予算を決めておかないと、どの程度の設備や機材などを使用できるのかが分からないので、最初のほうで決めておくと安心です。
当然ながらオンラインイベントで何をするのか決めないといけませんから、多くの人が興味を持つことができる企画を出しておくことが求められます。
最終的に開催日時や配信場所などを決めることになりますし、集客方法などについても考えておかないといけないです。

オンラインイベントを成功させるコツ

オンラインイベントを成功させるコツですが、これはどのような場合にでも当てはまる共通の正解といったものは残念ながらありません。
言い替えれば、何かそのオンラインイベントの成功と言えるのかは目的などに応じて変わってくるということです。
ですので、漠然とうまくやりたいと考えるのではなくて、何が達成できれば良いイベントだったと言えるのかを具体的に考えることから始めましょう。
場合によっては集客数がポイントかもしれませんし、終わった後のアンケート調査で満足度例えば8割以上を目指すのかもしれません。
あまり好ましいことではないかもしれないものの、場合によってはとにかく難しい発表とか講演などをやり切ればそれだけでうまく行ったと思えることもあります。
このように指標というか目標を明確にした上で、それに向けて周到な準備をすることができれば、実際の開催よりも前の段階で既に成功にかなり近い場所にいるということができるはずです。

オンラインイベントの集客率を上げるためにやっておくこと

オンラインイベントの集客率を上げるにはどのような対策を実施すべきでしょうか、このように書くと、何か難しいマーケティング理論とか心理学の専門家に登場してもらうようなことばかりを考える人がいます。
もちろん、基本的なことを全てやり切った後であればより高度な方法も求められるかもしれませんが、ほとんどのケースでは、言われてみれば当たり前のことを確実に実施することで十分に集客率を上げられることが多いです。
そのオンラインイベントの告知というか案内は分かりやすいでしょうか。
他のメールに埋もれてしまうとか、そのメールの中だけを見てもどこをクリックすれば接続できるのか分かりにくかったりしませんか。
あるいは、申し込みの後即座に案内メールを送信していますか。
レスポンスの良さは集客に直結しますし、前日にリマインドのメールを送るようなことも極めて基本的なやり方です。
このようなことを地道に行うだけでも十分に集客は図れます。

オンラインイベントが終わったらフォローを忘れずに！

オンラインイベントが終わったら、参加者に対するフォローを忘れないようにしましょう。
単に参加の御礼をメールで配信することも立派なフォローですし、場合によってはアンケートを行うとか、次回とか関連するオンラインイベントの案内を送るような形で次に繋げていくこともできます。
オフラインのイベントであっても、一回限りの関係に終わらせることなく次に繋げていくことは重要なはずですが、オンラインの場合にはメール送信などの方法により対応しやすいという利点があるのですから、これをしっかりと活用しない手はありません。
特にアンケートはできるだけ記憶も新しいうちに実施したほうが回答率も上がることが期待できますし、内容的にも濃いものが得られます。
これは主催者側にとっても非常に役立つことであって、良い意見は当然励みになりますし、仮に問題点を指摘された場合であっても、次回の改善ポイントだと前向きに捉えることもできるわけです。

オンラインイベントの主催者が知っておくべきこと

オンラインイベントの主催者には、必ず知っておくべきことがあるといえるのではないでしょうか。
オンラインイベントは非対面で画面越しに参加したりやり取りをする形なので、参加者にはマナーを守ることが求められます。
明確なルールが設けられていなくても、私語を慎んだり進行を邪魔するようなことは避けるのは常識として当然です。
しかし、稀に常識が通用しない人が参加することがあるので、主催者はそういう人の存在を想定して、ルールを設定したり告知する必要があります。
一見すると誰もが知っていて当たり前と思える常識であっても、明文化しなければ伝わらない人もいるわけです。
決まりは守ってもらう為に設けるものですが、守られなかった場合の対処も合わせて告知するべきです。
オンラインイベントは他にも、参加者によって端末の画面の大きさやインターネット回線の速度と安定性が異なることが主催者の知っておくべきことです。
参加者が発言できるオンラインイベントは、順番や発言のしかたを決めておかないと混乱の元になるので、この点も含めて計画を立てたり実行することが重要ではないでしょうか。